Je agents doen het werk tussen "factuur binnen" en "geboekt": lezen, herkennen, kiezen en controleren. Wat ze niet doen, is goedkeuren. Elke factuur komt als boekingsvoorstel bij jou, en pas na jouw akkoord gaat hij naar je boekhoudpakket. Dit artikel loopt de weg langs, met per stap het artikel dat uitlegt hoe de keuze wordt gemaakt.
De weg van een factuur
- Binnenkomen. Per e-mail naar je Kasklaar-adres, per upload, of als e-factuur via Peppol. In de Inbox bepalen je agents wat het is: factuur, bon, creditnota of iets voor het documentenarchief. Zie Documenten beoordelen in de Inbox.
- Lezen. Alle gegevens van het document worden uitgelezen: leverancier, nummer, datums, regels, bedragen en BTW. Wat niet leesbaar is, blijft leeg en wordt gemeld.
- Leverancier herkennen. Op BTW-nummer, KvK-nummer, IBAN en naam, tegen de leveranciers in je boekhoudpakket. Zie Een leverancier koppelen of aanmaken.
- BTW bepalen. Het scenario komt van de factuur zelf; daarna de BTW-code uit je boekhoudpakket. Zie Hoe je agents het BTW-scenario bepalen en Verlegde BTW, invoer en buitenlandse BTW.
- Grootboekrekening kiezen. Eerst jouw eigen keuze en je instructies, dan pas je agents zelf. Zie Hoe een grootboekrekening wordt gekozen.
- Betaling zoeken. Een banktransactie die bij de factuur past wordt gekoppeld; bij vreemde valuta levert die de koers. Zie Een betaling koppelen aan een inkoopfactuur en Vreemde valuta.
- Dubbel? Als laatste controle of deze factuur al bekend is. Zie Hoe de duplicaatcontrole werkt.
- Jij keurt goed. Het boekingsvoorstel staat onder Inkoopfacturen, met meldingen bij alles wat aandacht vraagt. Zie Inkoopfactuur controleren en goedkeuren.
- Boeken. Na goedkeuren gaat de factuur naar je boekhoudpakket. Een creditnota gaat dezelfde weg, met negatieve bedragen. Zie Creditnota's en correcties.
Waar jij aan zet bent
Je agents stoppen en vragen het jou als ze niet verder kunnen: een leverancier die niet gevonden is, een BTW-code die ontbreekt, een wisselkoers die ontbreekt, een creditnota met plus- en minregels. De factuur staat dan op Invoer nodig. Bij twijfel gaan ze wel door, maar met een waarschuwing erbij: een onzekere grootboekrekening, een mogelijk duplicaat. Die houden goedkeuren niet tegen.
Alles wat je agents doen, kun je sturen met instructies, en wat je corrigeert komt na herhaling terug als suggestie; zie Wat je agents onthouden van je correcties.
Wat je agents niet doen
- Goedkeuren. Nooit zonder jou.
- Een geboekte factuur wijzigen. Dat doe je in je boekhoudpakket.
- Leren van één correctie. Pas na herhaling, en pas na jouw akkoord op de suggestie.
- Iets verzinnen. Een rekening, code of leverancier die niet in je boekhoudpakket bestaat, kiezen ze niet.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt een factuur? Meestal een paar minuten. Staat een factuur langer dan een uur op Verwerken, dan zet Kasklaar hem op Mislukt met de reden erbij; zie Als een factuur niet goed doorkomt.
Wat betekent Zekerheid in de lijst? Hoe zeker je agents zijn van de zwakste keuze op de factuur: leverancier, lezen, rekening en BTW-code, betaling. Ga eroverheen voor de uitsplitsing.
Je agents hebben het verkeerd gedaan. Zeg het ons, elke keer. Klik rechtsboven op de factuur op de tekstballon, Feedback geven, en beschrijf wat er mis ging; wij kijken er naar en verbeteren de verwerking ermee. Corrigeer daarnaast de factuur zelf, dan is die meteen goed.
Zie ook