Een taak oppakken
Alles wat op jou wacht staat onder Taken; open een taak, doe wat erin staat en zet hem op gereed
Onder Taken staat alles wat in Kasklaar op iemand wacht: een factuur die goedgekeurd moet worden, een document in de Inbox, een boeking die mislukte, of een vraag van een collega. Je agents maken de meeste taken zelf aan en sluiten ze ook weer zodra het werk gedaan is.
Waar je het vindt
Open Taken in de zijbalk. Het getal erachter, bijvoorbeeld 6 / 6, is hoeveel taken op jou wachten en hoeveel er in totaal open staan. De lijst is gegroepeerd: Van jou voor taken die aan jou zijn toegewezen, Je bedrijf voor taken die iemand van je bedrijf nog moet oppakken, en Bij je accountant voor wat bij je accountant ligt. Per taak zie je de titel, waar het over gaat en hoe lang geleden er iets gebeurde.
Met Filter beperk je de lijst op wie de taak heeft, het type, de prioriteit en waar hij over gaat. Uitgestelde en verborgen taken staan er standaard niet in; vink Toon ook uitgestelde of Toon ook genegeerde aan om ze te zien.
Welke taken Kasklaar zelf aanmaakt
| Taak | Wat er speelt | Verdwijnt zodra |
|---|---|---|
| Inkoopfactuur wacht op goedkeuring | Het boekingsvoorstel is klaar | je de factuur goedkeurt of afwijst |
| Inkoopfactuur heeft aanvulling nodig | Er ontbreekt iets, zoals een leverancier of een koers | de aanvulling is gedaan |
| Document wacht op beoordeling | Er staat iets in de Inbox | je het document verwerkt, archiveert of negeert |
| Boeken van inkoopfactuur mislukt | Het doorboeken naar je boekhoudpakket ging mis | de factuur alsnog is geboekt |
| Verwerken van inkoopfactuur mislukt | Je agents konden het bestand niet lezen | de factuur opnieuw is verwerkt |
| Synchroniseren van inkoopfactuur mislukt | Het ophalen of wegschrijven bij je boekhoudpakket ging mis | de synchronisatie is gelukt |
De laatste drie krijgen prioriteit Hoog en staan daardoor bovenaan.
Een taak afhandelen
- Klik op de taak. Rechts onder Details staat de status, de prioriteit, het type en wie verantwoordelijk is, met daaronder een samenvatting van de factuur of het document.
- Klik op Ik pak het op. De taak komt onder Van jou te staan, zodat collega's zien dat jij ermee bezig bent.
- Klik op Inkoopfactuur openen of Document openen en doe wat er moet gebeuren. Bij een automatische taak is dat genoeg: zodra de factuur is goedgekeurd of het document beoordeeld, gaat de taak vanzelf op gereed.
- Bij een taak van een collega klik je zelf op Markeer als gereed. Per ongeluk? Klik op Ongedaan maken in de melding, of later op Weer openzetten.
In het midden staat het gesprek bij de taak. Typ een bericht, voeg met Bijlage toevoegen een bestand toe en klik op Versturen; iedereen met toegang tot de administratie kan meelezen.
Een taak uitstellen of uit je lijst halen
Kun je er nu niets mee, klik dan op het menu met de drie puntjes en kies Uitstellen tot morgen, Een week uitstellen of Uitstellen tot… met een datum. De taak verdwijnt uit de lijst en de teller, en komt op die dag vanzelf terug. Hoort een taak niet bij jou, kies dan Uit mijn lijst halen; met Terugzetten in mijn lijst haal je hem terug.
Veelgestelde vragen
Een taak staat op Afgehandeld maar niet op Afgerond. Een automatische taak waarin berichten zijn gewisseld, blijft na afloop zichtbaar als Afgehandeld, zodat het gesprek bewaard blijft. Hij telt niet meer mee.
De taak verwijst naar iets wat niet meer bestaat. Dan staat er "Dit item bestaat niet meer" in plaats van de link. Zet de taak op gereed.
Krijg ik een mail als er een taak voor mij is? Nee. Taken zie je in Kasklaar, aan de teller in de zijbalk en aan de vetgedrukte titel in de lijst.
Kan ik zelf een taak aanmaken? Ja, met Nieuwe taak; zie Taken toewijzen en zelf aanmaken.