Documenten beoordelen in de Inbox

De Inbox is de wachtkamer voor alles wat per mail, via Peppol of via WhatsApp binnenkomt. Je agents bekijken elk document, zeggen wat het is en stellen voor wat ermee moet gebeuren. Jij bevestigt dat, en het document wordt een inkoopfactuur, gaat naar het Documentenarchief, of verdwijnt.

Waar je het vindt

Open Inbox. Op het tabblad Controle nodig staat alles wat op jou wacht. Verwerken toont wat je agents nog bekijken, Voltooid wat al een inkoopfactuur of archiefdocument is geworden, Genegeerd wat je hebt weggedaan of geblokkeerd, Overgeslagen de mails waar geen document uit kwam.

Per document zie je het Type dat je agents herkennen, zoals Factuur, Bon, Creditnota of Zakelijk document, hun Zekerheid, de Bron (mail, Peppol, WhatsApp of webhook) en onder Actie wat ze voorstellen: Goedkeuren, Archiveren, Negeren voor een betalingsherinnering, of Controleren als ze twijfelen.

Een document beoordelen

Open een document uit de lijst. Links staat het bestand, rechts wat je agents ervan vinden.

• Aanbeveling van agent: wat ze voorstellen en waarom, in één zin. Staat hier dat het bestand al in je Inbox of bij je inkoopfacturen zit, klik dan op Bekijk de andere voordat je iets doet.
• Classificatie: het documenttype, de zekerheid, en wat er al uit het document is gelezen: leverancier, factuurnummer, datum, totaal.
• Instructies van de afzender: alleen zichtbaar als er in de mail of in het WhatsApp-bijschrift een boekingsinstructie stond die Kasklaar mocht lezen, bijvoorbeeld "boek op representatie, kostenplaats Eindhoven". Je ziet wat je agents eruit haalden, samengevat in één zin; klik op Bericht tonen voor de letterlijke tekst. Toegepast wordt het pas bij het boekingsvoorstel, nadat je op Verwerken hebt geklikt. Welke mails gelezen worden, stel je in; zie Documenten doorsturen naar je Kasklaar-adres.
• E-mailgegevens: van wie de mail kwam, het onderwerp, en met Bericht tonen de tekst van de mail.
• WhatsApp-gegevens: bij een document uit WhatsApp het afzendnummer, het tijdstip en je bijschrift.

Onderaan staan drie knoppen:

Na elke keuze opent Kasklaar het volgende document dat wacht.

Een afzender voortaan automatisch afhandelen

Komt van dezelfde afzender steeds hetzelfde soort document, dan hoef je die niet elke keer te beoordelen. Klik op het pijltje naast een van de drie knoppen en kies Voor deze afzender.... Je kunt dan twee dingen aanvinken:

• Ook de andere documenten van deze afzender die nog wachten: de keuze geldt meteen voor alles van deze afzender dat nu in Controle nodig staat.
• Voortaan voor deze afzender: kies Suggestie van jouw agents volgen om je agents te laten kiezen tussen verwerken, archiveren en negeren, waarbij twijfelgevallen nog steeds bij jou komen. Of kies Altijd verwerken van deze afzender (of archiveren, of negeren) om elk volgend document van deze afzender zonder jouw beoordeling af te handelen.

Zo'n keuze wordt een instructie onder Instellingen, Administratie, Instructies, op het tabblad Inkomende documenten. Daar kun je hem later aanpassen of uitzetten; zie Instructies.

Onder het pijltje bij Negeren staat ook Deze afzender blokkeren.... Daarna wordt alles van dit adres meteen weggezet onder Genegeerd, met het label Geblokkeerd, zonder dat je agents ernaar kijken en zonder dat de afzender het merkt. Gebruik dat voor reclame en spam, niet voor een leverancier.

Afzenderregels en blokkeren gelden alleen voor e-mail. Wat via een gekoppelde telefoon binnenkomt, is altijd van jou; zie Documenten sturen via WhatsApp.

Mails waar geen document uit kwam

Op het tabblad Overgeslagen staan de mails naar je Kasklaar-adres waar geen document van is gemaakt, met per mail de reden: geen bijlage, of een bijlage van een type dat Kasklaar niet aanneemt, zoals een ZIP. Klik op een mail om de tekst te lezen. Stuur de factuur opnieuw als PDF of foto, of vraag de afzender dat te doen.

Veelgestelde vragen

Wat betekent Controleren onder Actie? Je agents weten niet zeker wat het is, of het is iets waar ze niet over willen beslissen, zoals een proforma of een bestand dat ze niet kunnen lezen. Open het document en kies zelf.

Er staat "Dit document staat al in je Inbox" of "Dit is al een inkoopfactuur". Kasklaar vergelijkt elk nieuw document met wat er al is, in de Inbox, bij de inkoopfacturen, bij wat al geboekt is en in het archief. Bekijk de andere, en negeer de nieuwe als het inderdaad dezelfde is.

Een document staat op Mislukt. Je agents konden het bestand niet lezen en de knoppen staan uit. Stuur het document opnieuw, of upload het rechtstreeks via Inkoopfacturen, Uploaden. Blijft het misgaan, neem dan contact op met Kasklaar.

Ik heb een mail doorgestuurd, maar er staat niets in de Inbox. Meestal zat er geen bijlage in, stond de factuur in de tekst van de mail, of was het een bestandstype dat Kasklaar niet aanneemt, zoals een ZIP of een Word-bestand. Zie Documenten doorsturen naar je Kasklaar-adres.

Waar zie ik hoeveel documenten er wachten? Elk document dat wacht, staat als taak "Document wacht op beoordeling" onder Taken; de teller daar telt ze mee. De taak sluit vanzelf zodra je het document hebt beoordeeld.

Kan ik een document in de verkeerde administratie verplaatsen? Ja. Open het document, klik rechtsboven op het menu en kies Verplaatsen naar administratie....

Zie ook

• Documenten doorsturen naar je Kasklaar-adres
• Documenten sturen via WhatsApp
• Inkoopfactuur controleren en goedkeuren, voor wat er na Verwerken gebeurt.
• Instructies, voor de regels per afzender.