Documenten doorsturen naar je Kasklaar-adres
Stuur facturen en bonnen door naar het e-mailadres van je administratie en ze verschijnen in je Inbox
Elke administratie heeft een eigen e-mailadres bij Kasklaar. Stuur een mail met een factuur of bon daarnaartoe, en de bijlage verschijnt in je Inbox, waar je agents hem bekijken en klaarzetten.
Waar je het adres vindt
Open Instellingen, Administratie, Inkomende e-mails. Het adres staat er al; Kasklaar maakt het aan bij elke nieuwe administratie. Het bestaat uit drie groepjes van vier tekens met daarachter het domein van Kasklaar. Klik op het adres om het te kopiëren.
Je kunt het adres niet zelf kiezen. Wel kun je het een label geven, en meer adressen aanmaken met E-mailadres toevoegen, bijvoorbeeld één voor je scanner en één voor leveranciers die rechtstreeks mogen sturen. Met het menu achter een adres kun je het label bewerken, het adres tijdelijk uitzetten met Deactiveren, of het weghalen.
Doorsturen
- Open de mail met de factuur en kies Doorsturen in je mailprogramma.
- Plak het Kasklaar-adres als ontvanger en verstuur.
- Open Inbox in Kasklaar. De bijlage staat er kort daarna, eerst onder Verwerken en daarna onder Controle nodig.
Elke bijlage wordt een eigen document. Stuur je een mail met drie facturen door, dan staan er drie documenten in je Inbox. Wat Kasklaar aanneemt: PDF, XML, JPG, PNG, WebP, TIFF en HEIC, tot 20 MB per bijlage.
Je agents bekijken elke bijlage apart en geven per document een advies, dat je in de Inbox onder Actie ziet: Goedkeuren voor een factuur, bon of creditnota, Archiveren voor een contract, polis of ander zakelijk stuk, Negeren voor een betalingsherinnering, en Controleren bij twijfel of bij een proforma. Zit in één mail de factuur én de betaalbon van dezelfde aankoop, dan houden ze de factuur en laten ze de bon liggen. Hetzelfde geldt voor dezelfde factuur twee keer, als PDF en als scan, en voor logo's en handtekeningen uit de e-mailondertekening: die zie je niet terug in de Inbox.
Een leverancier kan het adres ook rechtstreeks gebruiken. Geef het door, en zijn facturen komen binnen zonder dat jij iets doorstuurt. Wil je dat zijn facturen dan ook meteen worden verwerkt zonder dat jij ernaar kijkt, dan regel je dat in de Inbox bij de eerste factuur; zie Documenten beoordelen in de Inbox.
Een instructie meesturen in de mail
Weet je al hoe de factuur geboekt moet worden, typ dat dan bovenaan de mail, boven het doorgestuurde bericht. Je agents halen er vijf soorten instructies uit:
- Hoe het geboekt moet worden: "boek op representatie", "dit zijn reiskosten", of een grootboeknummer zoals "boeken op 4500100".
- Kostenplaats: "kostenplaats Eindhoven" of "voor de vestiging Amsterdam".
- Kostendrager of project: "project Phoenix" of "kostendrager wagenpark".
- BTW: alleen als je het letterlijk noemt, zoals "BTW verlegd", "0% BTW" of "9%".
- Leverancier: als de afzender niet de leverancier is, "dit is van Paddle.com".
Meerdere in één zin mag: "Boeken op marketingkosten, kostenplaats Eindhoven, BTW verlegd." Een gewoon "graag verwerken" of "bedankt" is geen instructie. Wat je agents ermee deden, staat als melding op de inkoopfactuur, met Origineel tonen voor de tekst van de mail.
Of Kasklaar de tekst van de mail leest, bepaal jij. Open Instellingen, Administratie, Inkomende e-mails en kies bij E-mailinstructies het Vertrouwensniveau:
- Uit: de tekst van de mail wordt nooit gelezen.
- Veiligheidswoord vereisen: alleen wat na een woord staat dat jij kiest, bijvoorbeeld "kasklaar: boek op representatie".
- Alleen vertrouwde afzenders: alleen uit mails van adressen of domeinen die jij opgeeft, zoals je eigen adres of @jouwbedrijf.nl.
- Elke e-mail vertrouwen: uit elke mail. Kies dit niet als leveranciers rechtstreeks naar het adres sturen, want dan kan iedereen die het adres kent een boekingsinstructie meesturen.
Het vertrouwensniveau geldt alleen voor e-mail. Een bijschrift bij een foto via WhatsApp wordt altijd gelezen, omdat je telefoon al aan jou gekoppeld is; zie Documenten sturen via WhatsApp.
Wat niet werkt
Een mail zonder bijlage levert geen document op. Staat de factuur in de tekst van de mail zelf, sla de mail dan op als PDF en stuur die door. Een ZIP, een Word- of Excel-bestand en een bijlage boven de 20 MB worden overgeslagen. Zulke mails vind je in de Inbox onder het tabblad Overgeslagen, met de reden erbij; zie Documenten beoordelen in de Inbox.
Veelgestelde vragen
Kan ik het adres veranderen? Nee. Wil je een ander adres, maak dan een nieuw adres aan en deactiveer het oude.
Werkt dit ook met Peppol? Peppol loopt niet via dit adres. Daarvoor meld je je administratie apart aan; zie Peppol e-facturatie aanzetten. Wat via Peppol binnenkomt, verschijnt wel in dezelfde Inbox.
Werkt dit ook via WhatsApp? Ja, met een gekoppelde telefoon. Foto's en pdf's die je naar het Kasklaar-nummer stuurt, komen in dezelfde Inbox en het bijschrift geldt als instructie; zie Documenten sturen via WhatsApp.
Zie ook
- Documenten beoordelen in de Inbox
- Documenten sturen via WhatsApp
- Inkoopfactuur toevoegen, voor uploaden zonder mail.