Documenten sturen via WhatsApp
Koppel je telefoon één keer met een code, stuur daarna bonnen en pdf's als WhatsApp-bericht naar Kasklaar, en gebruik het bijschrift als instructie
Een bon fotograferen en versturen is sneller dan mailen. Koppel je WhatsApp-nummer één keer aan je administratie; daarna komt elke foto of pdf die je vanaf die telefoon naar het Kasklaar-nummer stuurt in je Inbox, precies zoals een doorgestuurde e-mail. Het bijschrift bij de foto geldt als instructie voor je agents.
Je telefoon koppelen
- Open Instellingen, Administratie, WhatsApp en klik op Koppel je telefoon.
- Klik op WhatsApp openen met de code. Op je telefoon opent WhatsApp met de code al ingevuld; op je computer opent WhatsApp Web. Verstuur het bericht.
- Zodra Kasklaar de code ziet, zegt het scherm Je telefoon is gekoppeld. Het nummer staat daarna in de lijst, met de laatste vier cijfers, je naam en de datum.
Lukt de link niet, dan staat onder Of stuur hem zelf de code en het Kasklaar-nummer om zelf over te typen. Een code werkt 24 uur en één keer.
Een telefoon hoort bij één persoon en één administratie. Werk je met meerdere administraties, koppel je telefoon dan aan de administratie waar de meeste bonnen voor zijn; koppel je hem opnieuw aan een andere, dan verhuist hij.
Een bon of factuur sturen
Stuur een foto of pdf als gewoon WhatsApp-bericht naar het Kasklaar-nummer. Het document verschijnt in je Inbox met de bron WhatsApp en wordt beoordeeld zoals elk ander document; zie Documenten beoordelen in de Inbox. In het blok WhatsApp-gegevens zie je het afzendnummer, het tijdstip en je bijschrift.
Wat wel en niet aankomt:
- Foto's en pdf's worden documenten, elke foto apart, ook uit een album.
- Tekstberichten, spraakberichten, video's en stickers doen niets. Kasklaar antwoordt ook nooit terug; je ziet in de Inbox of het is aangekomen.
- Berichten van een niet-gekoppeld nummer worden genegeerd.
Het bijschrift als instructie
Zet je bij de foto een tekst als "lunch met klant, 50/50" of "boeken op autokosten", dan behandelen je agents die als instructie bij het boekingsvoorstel, net als een instructie in de tekst van een doorgestuurde e-mail. Zie Instructies voor wat je allemaal kunt meegeven.
Een gekoppelde telefoon is al bewezen van jou. Daarom wordt elk bijschrift gelezen, ook als je voor e-mail een veilig woord of vertrouwde afzenders hebt ingesteld, of e-mailinstructies helemaal uit hebt staan.
Een nummer ontkoppelen
Ben je je telefoon kwijt of gebruik je een ander nummer, klik dan in de lijst op Ontkoppelen achter je eigen nummer. Berichten van dat nummer doen daarna niets meer. Het nummer van een collega kun je niet ontkoppelen; dat kan alleen die collega zelf.
Veelgestelde vragen
Mijn foto komt niet aan. Controleer of je nummer nog in de lijst staat en of je vanaf dat nummer stuurt. Heb je geen toegang meer tot de administratie, dan wordt je bericht genegeerd, ook al staat het nummer nog in de lijst.
Kan ik meerdere foto's van één bon sturen? Elke foto wordt een eigen document. Stuur een meerpagina-bon liever als één pdf.
Krijg ik een bevestiging in WhatsApp? Nee. Kasklaar stuurt niets terug; kijk in de Inbox.
Zie ook
- Documenten doorsturen naar je Kasklaar-adres, voor e-mail en het vertrouwensniveau.
- Documenten beoordelen in de Inbox
- Instructies