Instructies
Leg één keer vast hoe je agents een soort factuur moeten boeken, en die correctie komt niet meer terug
Een instructie legt vast wat je agents doen bij het boeken: als een factuur aan een voorwaarde voldoet, doen ze altijd hetzelfde. Leg één keer vast hoe je agents een soort factuur moeten boeken, en die correctie komt niet meer terug.
Waar je ze vindt
Open Instellingen, Administratie, Instructies. Bovenaan staan tabbladen: Alle, Factuurverwerking, Inkomende documenten, Systeem en, als je accountant je boekhouding voert, Accountantskantoor.
Een instructie maken
Een instructie bestaat uit twee delen: Wanneer zegt op welke facturen hij slaat, Dan zegt wat je agents dan doen.
- Klik op Instructie aanmaken, kies Factuurverwerking en geef de instructie een naam.
- Kies onder Wanneer waar de instructie op let. Meerdere voorwaarden mag; ze moeten dan allemaal kloppen.
- Kies onder Dan wat je agents doen als het klopt.
- Klik op Instructie aanmaken.
Wat je bij Wanneer kunt kiezen:
| Voorwaarde | Slaat op |
|---|---|
| Leverancier is | Alle facturen van één leverancier uit je lijst |
| Omschrijving bevat een van | Facturen waarvan de omschrijving een van de woorden bevat die je opgeeft |
| Regelomschrijving bevat een van | Hetzelfde, maar per factuurregel |
| Bedrag ligt tussen | Facturen met een totaal, inclusief BTW, tussen twee bedragen. Allebei invullen; voor "en hoger" kies je een ruime bovengrens |
| Kostensoort | Facturen of regels die je agents in een bepaalde kostencategorie plaatsen |
| Altijd toepassen | Elke factuur |
Wat je bij Dan kunt kiezen:
| Actie | Doet |
|---|---|
| Grootboekrekening instellen | Zet de grootboekrekening vast, zodat je agents die niet meer hoeven te raden |
| BTW-code instellen | Zet de BTW-code vast |
| Kostenplaats instellen, Kostendrager instellen | Hetzelfde voor kostenplaats of kostendrager, als je administratie daarmee werkt |
| Detailniveau instellen | Bepaalt hoe de regels van de factuur worden ingedeeld: één samenvatregel, alle detailregels, gegroepeerd op BTW-code of op kostensoort |
| Melding tonen | Zet een tekst van jou op het boekingsvoorstel, bijvoorbeeld een herinnering om eerst iets te controleren |
| Grootboektoewijzing door agent, en hetzelfde voor kostenplaats en kostendrager | Zet niets vast, maar geeft je agents een aanwijzing in gewone taal, bijvoorbeeld "boek dit op de balans als het meer dan 450 euro is". Je agents kiezen dan zelf |
| BTW-opzoeken | Kiest de BTW-code op soort en percentage, bijvoorbeeld "niet aftrekbaar, 9%", in plaats van één vaste code |
Bij Toepassingsniveau kies je of de instructie naar de hele factuur kijkt (Geheel document) of naar elke regel apart (Per regel). Kies Per regel als één factuur regels bevat die op verschillende rekeningen horen.
Kies je Melding tonen, dan typ je bij Meldingsbericht de tekst en kies je bij Ernst wat de melding doet: Blokkeert goedkeuring (rood, eerst oplossen voordat je kunt goedkeuren), Beoordeling vereist (oranje, lezen en zelf beslissen) of Informatief (blauw, alleen ter informatie).
Drie voorbeelden van situaties waar je agents zonder instructie moeten gokken:
- Een webshop waar je van alles bestelt. Van een laptop tot koffie, allemaal op één leverancier. Wanneer Leverancier is die webshop en Regelomschrijving bevat een van "laptop, monitor, telefoon", dan Grootboekrekening instellen op inventaris. Zet Toepassingsniveau op Per regel, zodat de koffie op de gewone rekening blijft.
- Grote bedragen eerst overleggen. Je agents zien geen verschil tussen een factuur van 50 euro en een van 50.000. Wanneer Bedrag ligt tussen 5.000 en 1.000.000, dan Melding tonen "Eerst overleggen voor je goedkeurt", met Ernst op Beoordeling vereist.
- Eén factuur met kosten die apart horen. Je telecomfactuur bevat abonnement, verbruik en een toestel, en je agents voegen die het liefst samen tot één regel. Wanneer Leverancier is je telecomaanbieder, dan Detailniveau instellen op Alle detailregels behouden. Voor telecom, huur en software stelt Kasklaar deze instructie zelf al voor; zie Suggesties van je agents.
Instructies worden op volgorde uitgevoerd, de bovenste eerst. Wil je dat er na een instructie geen andere meer draait, vink dan bij die actie Stop met het verwerken van verdere instructies aan.
Wat je ervan ziet op een factuur
Vanaf het moment dat je opslaat, passen je agents de instructie toe op elke nieuwe factuur die aan de voorwaarden voldoet. Op het boekingsvoorstel staat dan bij de regel "Grootboekrekening 4600051 (Hosting) is toegewezen door een instructie", met de naam van de instructie eronder. Een melding uit een instructie staat als blok bij de factuurgegevens, met "Van instructie: [naam]" erbij.
Wat al geboekt was, blijft zoals het is. Een instructie werkt niet met terugwerkende kracht.
Bewerken, uitzetten of verwijderen
Klik in de lijst op het menu achter een instructie.
- Instructie bewerken opent hetzelfde formulier. Wijzigingen gelden direct voor nieuwe facturen.
- Deactiveren zet de instructie uit. Kasklaar vraagt om een reden, zodat je team later ziet waarom. De instructie blijft in de lijst staan met het label Inactief, en met Activeren zet je hem weer aan.
- Verwijderen haalt de instructie weg, na een bevestigingsvraag. Terughalen kan niet, dus twijfel je, gebruik dan Deactiveren.
Per instructie zie je in de lijst hoe vaak hij is toegepast en wanneer voor het laatst.
Veelgestelde vragen
Wat zijn Bedrijf en Accountantskantoor bij instructies? Administratie geldt voor deze ene administratie, Bedrijf voor al je administraties, Accountantskantoor is wat je accountant voor je instelt. Passen er meerdere op één factuur, dan wint de meest specifieke. Grootboekrekeningen en leveranciers horen bij één administratie, dus die kies je alleen op het niveau Administratie.
Wat staat er onder het tabblad Systeem? De instructies die Kasklaar zelf meelevert voor Nederlandse regels, zoals BTW op eten en drinken die je niet mag aftrekken, of bedrijfsmiddelen boven 450 euro die op de balans horen. Je kunt ze niet bewerken, maar wel per administratie uitzetten: open de instructie, klik op Uitschakelen en geef eventueel een reden. Met dezelfde knop zet je hem later terug.
Hoe komen de suggesties bovenaan de lijst daar? Je agents kijken hoe jij boekt en stellen patronen die ze zien voor als instructie. Wat je daarmee doet staat in Suggesties van je agents.
Kan ik een instructie maken voor mail die binnenkomt? Ja, met Instructie aanmaken, Inkomende documenten. De voorwaarden zijn dan Van e-mailadres of Inkomende webhook. Hoe dat werkt staat in Documenten beoordelen in de Inbox.
Zie ook
- Suggesties van je agents
- Inkoopfactuur controleren en goedkeuren, voor wat een melding op een factuur doet.