Documentcategorieën en labels
Deel je archief in met categorieën, laat je agents per categorie extra gegevens uitlezen, en gebruik labels om documenten terug te vinden
Elk document in het archief heeft één categorie en zoveel labels als je wilt. De categorie bepaalt welke extra gegevens je agents uit een document lezen; labels zijn losse trefwoorden om op te zoeken. Beide kiezen je agents zelf, en beide kun je aanpassen.
Waar je het vindt
Open Instellingen, Bedrijf, Documentcategorieën of Documentlabels. Ze gelden voor alle administraties van je bedrijf.
Categorieën
Kasklaar begint met zeven categorieën: Bankafschriften, Bedrijfsdocumenten, Belasting, Contracten, Jaarstukken, Verzekeringen en Overig. Elke categorie heeft een Documenttype, zoals Contract, Verzekering of Belastingbrief; daaraan herkennen je agents wat voor stuk het is.
Komt er een document binnen, dan kiezen je agents de categorie die het beste past. Heb jij op het documentscherm zelf een categorie gekozen, dan blijft die staan. De zeven standaardcategorieën kun je aanpassen maar niet verwijderen.
Een eigen categorie toevoegen
Klik op Categorie toevoegen. Geef een Naam en een Kleur, kies het Documenttype dat er het dichtst bij komt, en schrijf een Beschrijving; die helpt je agents om documenten in deze categorie te herkennen.
Onder Aangepaste velden geef je op welke gegevens je agents extra uit deze documenten moeten halen. Per veld kies je een naam, een type (Tekst, Geheel getal, Decimaal, Datum of Ja/Nee) en een beschrijving. Een categorie Keuringsrapporten met de velden Kenteken en Geldig tot levert bij elk keuringsrapport die twee waarden op, onder Metadata op het documentscherm.
Klik op Aanmaken. Verwijder je later een eigen categorie, dan blijven de documenten bestaan maar zonder categorie.
Labels
Labels zijn korte trefwoorden in kleine letters, zoals wagenpark of huurovereenkomst. Je agents geven elk document er een paar en gebruiken daarbij bij voorkeur labels die al bestaan. Onder Documentlabels zie je ze allemaal; met Label toevoegen maak je er zelf een, met een naam en een kleur, en met het prullenbakje haal je er een weg.
Op het documentscherm voeg je een label toe met Tag toevoegen... en haal je er een weg via het kruisje.
Veelgestelde vragen
Kan een document in twee categorieën staan? Nee, één categorie. Gebruik labels als een document bij meerdere onderwerpen hoort.
Mijn agents kiezen steeds de verkeerde categorie. Pas de Beschrijving van de categorie aan, zodat duidelijker is wat erin hoort, en zet op de documenten zelf de goede categorie. Een categorie die jij kiest, wordt niet meer overschreven.
Waarom staat het type niet op het document? Het type hoort bij de categorie, niet bij het document. Wil je een ander type, kies dan een andere categorie.