Een document opslaan in het Documentenarchief
Bewaar contracten, polissen en andere stukken die geen factuur zijn, en laat je agents ze benoemen, dateren en samenvatten
Het Documentenarchief is de plek voor alles wat geen factuur is maar wel bewaard moet blijven: een huurcontract, een polis, een KvK-uittreksel, een brief van de Belastingdienst. Je agents lezen elk document, geven het een naam, een categorie en een datum, en schrijven een samenvatting. Daarna vind je het terug met zoeken en filters.
Waar je het vindt
Open Documentenarchief in de zijbalk. De tabbladen tonen Alle, Verwerkt, In afwachting en Mislukt. Per document zie je de Naam, de Categorie, de Documentdatum, de Status en wanneer het is Aangemaakt. Zoek op naam met Zoek documenten..., of filter op Categorie en op een periode met Van en Tot.
Een document toevoegen
Er zijn twee manieren.
Vanuit de Inbox. Stuur het document per mail naar je Kasklaar-adres. Je agents herkennen dat het geen factuur is en stellen Archiveren voor; klik daarop en het staat in het archief. Zie Documenten beoordelen in de Inbox.
Uploaden. Klik op Uploaden, sleep een of meer bestanden in het vak of klik om ze te kiezen. PDF, JPG, PNG, WebP, TIFF en HEIC, tot 50 MB per bestand. Je hoeft niets in te vullen; je agents doen de rest.
Het document staat eerst onder In afwachting; zodra je agents klaar zijn, staat het onder Verwerkt.
Wat je agents eruit halen
Open een document. Links staat het origineel, met de knop Tekst voor de uitgelezen tekst. Rechts onder Metadata staat wat je agents hebben gelezen: de Naam, de Categorie, de Documentdatum, en als ze op het document staan de Afzender, de Ontvanger en het Referentienummer. Bij een contract staan er ook het Soort contract, de Partijen, de Startdatum en Einddatum, de Verlengingsdatum, de Opzegtermijn en de Contractwaarde; een verzekeringspolis en een belastingbrief hebben hun eigen velden. Halen je agents er nog meer uit, zoals een maandtarief, dan staat dat eronder. Daaronder staan een Samenvatting van een paar zinnen en Labels om op te zoeken.
Naam, categorie en documentdatum kun je aanpassen: klik op het veld, het wordt meteen opgeslagen. De andere velden komen uit het document zelf en kun je niet wijzigen. Een categorie die jij kiest, wordt daarna niet meer door je agents overschreven.
Delen, downloaden en verwijderen
Onderaan het documentscherm:
- Labels: voeg er een toe met Tag toevoegen... of haal er een weg.
- Notities: eigen opmerkingen bij het document.
- Delen: Document delen maakt een link waarmee iemand zonder Kasklaar-account het document kan bekijken, met een vervaldatum als je wilt. Met Gedeeld met boekhouder geef je je boekhouder toegang.
- Downloaden haalt het originele bestand op. Verwijderen vraagt om bevestiging en kan niet ongedaan worden gemaakt.
Veelgestelde vragen
Een document staat op Verwerking mislukt. Je agents konden het bestand niet lezen, bijvoorbeeld een lege scan. Het bestand is wel bewaard: vul naam, categorie en datum zelf in, of verwijder het en upload een betere versie.
Krijg ik een seintje als een contract afloopt? Nee. De einddatum en de opzegtermijn staan bij het document, maar Kasklaar maakt er nog geen taak of herinnering van. Zet de datum in je agenda.
Kan ik een gearchiveerd document alsnog als factuur verwerken? Niet vanuit het archief. Upload het opnieuw via Inkoopfacturen, Uploaden.
Ik zie "Dit document staat al in je kluis". De Inbox heeft hetzelfde bestand al in het archief gevonden. Bekijk het andere en negeer het nieuwe als het inderdaad hetzelfde is.