Een creditnota loopt in Kasklaar dezelfde weg als een factuur: herkennen, boekingsvoorstel, goedkeuren, boeken. Het verschil zit in het teken: de bedragen zijn negatief. Is een factuur al geboekt en klopt er toch iets niet, dan pas je dat aan in je boekhoudpakket; Kasklaar neemt de correctie daarna over.
Je agents lezen het documenttype van het document zelf: staat er "Creditnota" of "Credit note" op, of komt het als e-factuur binnen met het type creditnota, dan is het er een. Een negatief totaal alleen maakt een document nog geen creditnota. Zie je het verkeerd staan, kies dan bovenaan bij Documenttype voor Creditnota; de bedragen klappen dan mee.
Een creditnota staat in Kasklaar negatief. Leest de extractie de regels positief, dan draait Kasklaar alles om: kop, regels en BTW. Staan er plus- én minregels op, bijvoorbeeld een deelcreditering met een verrekening, dan laat Kasklaar de bedragen staan zoals ze zijn en zegt het dat met de melding Creditnota met gemengde plus- en mintekens: controleer de regels voordat je goedkeurt.
Klopt het teken van de kopbedragen niet met de regels, dan corrigeert Kasklaar de kop en meldt dat. Ook die melding vraagt om een blik van jou.
Grootboekrekening, BTW-code en BTW-scenario worden op dezelfde manier gekozen als bij een factuur; bij een verlegde creditnota draaien de twee BTW-regels mee. Bij het koppelen aan de bank zoekt Kasklaar een ontvangst in plaats van een betaling. Naar je boekhoudpakket gaat de creditnota als een inkoopboeking met negatieve bedragen, in hetzelfde dagboek als je facturen.
Kasklaar koppelt een creditnota niet aan de oorspronkelijke factuur. Wil je die relatie vastleggen, zet dan het factuurnummer in de omschrijving.
Zolang een factuur nog niet is goedgekeurd, pas je alles aan op het boekingsvoorstel. Daarna staat hij vast en wordt hij geboekt; in Kasklaar heet hij dan Voltooid.
Klopt er iets niet aan een geboekte factuur, dan heb je twee wegen. Stuurt de leverancier een creditnota, dan verwerk je die gewoon in Kasklaar; die boekt het bedrag tegen. Ligt de fout bij de boeking zelf, een verkeerde rekening of BTW-code, dan corrigeer je dat in je boekhoudpakket. Kasklaar haalt die correctie op in de lijst met geboekte facturen; het voltooide boekingsvoorstel blijft de oorspronkelijke versie tonen.
Onder Mislukt staat waarom. Bij een mislukte verwerking hervat Opnieuw proberen de stap die misging. Bij een mislukte boeking lees je de reden, lost je het op in je boekhoudpakket en klik je op Opnieuw proberen. Kom je er niet uit, sluit de factuur dan af met Factuur afsluiten; hij wordt dan niet geboekt.
Kasklaar meldt de creditnota als mogelijk duplicaat. Omdat het factuurnummer op de creditnota vaak dat van de factuur is. Handel de waarschuwing af met de duim; zie Hoe de duplicaatcontrole werkt.
Er staat een korting op een regel, is dat een creditnota? Nee. Kasklaar meldt "Er is al … aan creditering in dit bedrag verwerkt" bij de regel; het document blijft een factuur.
Je agents hebben het verkeerd gedaan. Zeg het ons, elke keer. Klik rechtsboven op de factuur op de tekstballon, Feedback geven, en beschrijf wat er mis ging; wij kijken er naar en verbeteren de verwerking ermee. Corrigeer daarnaast de factuur zelf, dan is die meteen goed.