Wat je agents onthouden van je correcties
Een correctie telt pas bij goedkeuren, wordt na een aantal facturen bij meerdere leveranciers een suggestie, en pas een instructie als jij hem accepteert; de duim omhoog leert niets
Verander je de grootboekrekening of BTW-code op een regel, dan onthoudt Kasklaar dat, maar niet meteen en niet als instructie. Een correctie wordt pas bij goedkeuren onthouden; genoeg onthouden keuzes worden een suggestie; en een suggestie wordt pas een instructie als jij hem accepteert. Zo kan een vergissing van één keer nooit stilletjes een instructie worden.
Wat er op het moment van corrigeren gebeurt
Niets, behalve dat je keuze op die regel blijft staan. Kies je een andere rekening en verwerkt Kasklaar de factuur daarna opnieuw, bijvoorbeeld na een leverancierswissel, dan blijft jouw rekening op die regel. Er ontstaat geen instructie en geen suggestie.
Wat er bij goedkeuren gebeurt
Bij goedkeuren legt Kasklaar per regel vast welke rekening en BTW-code je koos, voor welke leverancier en voor welk soort uitgave. Een wijziging door jou telt zwaarder dan een voorstel dat je ongewijzigd goedkeurde. Regels die al door een instructie waren ingevuld, tellen niet mee: daar valt niets te leren. Ook wat al in je boekhoudpakket geboekt staat, telt mee, zodat je agents niet van nul beginnen.
Wanneer een suggestie ontstaat
Na een aantal goedgekeurde facturen kijkt Kasklaar of er een patroon zit in wat je hebt goedgekeurd: dezelfde rekening voor hetzelfde soort uitgave, bij meerdere leveranciers, keer op keer. Dan stellen je agents er een instructie voor. Het resultaat is een suggestie onder Instellingen, Administratie, Instructies, met "Gebaseerd op X van N facturen" en het label Waargenomen door agent. Hoe je die beoordeelt staat in Suggesties van je agents.
Twintig correcties bij dezelfde leverancier leveren dus geen suggestie op; daarvoor maak je zelf een instructie met de voorwaarde Leverancier is.
Een geleerde instructie is een gewone instructie
Accepteer je de suggestie, dan staat hij tussen je instructies met het label Agent heeft geleerd. Verder is het dezelfde instructie als een die je zelf schreef: je kunt hem bewerken, uitzetten en verwijderen, en bij een botsing wint niet de herkomst maar de plek: een instructie van je administratie gaat voor een instructie van je bedrijf of je accountantskantoor.
Waarom leert Kasklaar niet meteen van één correctie?
Omdat één correctie ook een vergissing kan zijn, of een uitzondering. Een instructie die na één keer ontstaat, boekt daarna elke vergelijkbare factuur verkeerd, zonder dat je het ziet. Daarom eist Kasklaar herhaling bij meerdere leveranciers en laat het de beslissing bij jou.
Wat niet leert
- De duim omhoog op een melding. Die handelt de melding af, meer niet.
- Feedback geven rechtsboven op de factuur. Dat lezen wij, niet je agents; wel de beste manier om ons een fout te melden.
- Een suggestie afwijzen. Het patroon kan later opnieuw als suggestie verschijnen.
Wat de toekomst wél verandert: een waarde wijzigen en goedkeuren, een suggestie accepteren, en zelf een instructie schrijven.
Veelgestelde vragen
Hoe lang kijkt Kasklaar terug? Een jaar. Oudere keuzes tellen niet meer mee.
Ziet mijn accountant mijn correcties? Het kantoor ziet dezelfde factuur en dezelfde suggesties. Instructies van het kantoor gelden voor al zijn klanten; die van jouw administratie alleen voor jou en gaan voor.
Je agents hebben het verkeerd gedaan. Zeg het ons, elke keer. Klik rechtsboven op de factuur op de tekstballon, Feedback geven, en beschrijf wat er mis ging; wij kijken er naar en verbeteren de verwerking ermee. Corrigeer daarnaast de factuur zelf, dan is die meteen goed.