Hoe je agents het BTW-scenario bepalen
Het BTW-scenario wordt van de factuur zelf afgelezen; daarna kiest Kasklaar het land, de aftrekbaarheid en de BTW-code uit je boekhoudpakket, en vraagt het jou als dat niet lukt
Het BTW-scenario op een boekingsvoorstel zegt hoe de BTW op deze factuur in elkaar zit: exclusief, inclusief, nultarief, vrijgesteld, verlegd of margeregeling. Je agents lezen dat scenario van het document zelf af. Daarna bepaalt Kasklaar in vaste stappen welke BTW-code uit je boekhoudpakket erbij hoort.
Waar je het ziet
Open een inkoopfactuur. Bovenaan staat BTW-scenario, bijvoorbeeld Exclusief BTW of Verlegde BTW (EU-leverancier). Per regel staat de gekozen BTW-code, en onderaan de BTW-regels met het tarief en het bedrag waarover de BTW gaat. Klopt het scenario niet, dan kies je bovenaan een ander; Kasklaar wijst de codes dan opnieuw toe.
Stap 1: het scenario van het document aflezen
Bij een PDF of foto lezen je agents wat er op de factuur staat: teksten als "BTW verlegd" of "vrijgesteld", verwijzingen naar wetsartikelen, en hoe de bedragen zijn opgebouwd. Wat er letterlijk staat gaat voor. Staat er niets, dan telt het land van de leverancier mee.
Bij een e-factuur (UBL, Peppol) staat het scenario al in de XML. Kasklaar leest per regel welke BTW-soort erop staat; bij meerdere soorten wint die met het grootste bedrag.
Waarom bepaalt Kasklaar het scenario niet zelf uit de bedragen?
Uit bedragen alleen is het scenario niet betrouwbaar af te leiden: 0% BTW kan nultarief, vrijgesteld of verlegd betekenen, en dat verschil bepaalt in welk vak van je aangifte het bedrag komt. De tekst op de factuur is de bron die ook de Belastingdienst gebruikt. Daarom leest Kasklaar die tekst en rekent het niet terug.
Stap 2: land en aftrekbaarheid
Kasklaar bepaalt uit welk land de BTW komt: uit de BTW-regels op de factuur, anders uit het adres van de leverancier. Is dat jouw eigen land, dan is de BTW aftrekbaar. Is het een ander land, dan gaat de BTW in de kosten, tenzij je dat land hebt aangezet bij EU BTW-teruggaaflanden. Zie Verlegde BTW, invoer en buitenlandse BTW.
Stap 3: de BTW-code kiezen
Per regel gaat Kasklaar deze volgorde af en stopt bij de eerste die past:
- Een code die jij op deze regel hebt gekozen blijft staan, ook als de factuur opnieuw wordt verwerkt.
- Een aanwijzing in de e-mail waarmee de factuur is doorgestuurd, als je e-mailinstructies aan hebt staan.
- Een instructie die een BTW-code voorschrijft, of een type en percentage, zie Instructies.
- Bij verlegd: de verleggingscode die je onder Administratiegegevens hebt ingesteld voor die situatie: EU, buiten de EU of binnenlands.
- Anders opzoeken: een inkoopcode uit je rekeningschema met hetzelfde type en percentage als de regel. Zijn er meerdere, dan de standaard uit je BTW-instellingen.
Lukt stap 5 niet, dan zegt Kasklaar het: Er is geen BTW-code geconfigureerd voor dit scenario als er geen code past, of Btw-code is niet eenduidig als er meerdere passen en je geen standaard hebt ingesteld. Beide zetten de factuur op Invoer nodig tot je een code kiest of een standaard instelt onder Administratiegegevens.
Waarom "0% / geen btw" en niet gewoon 0%?
Je boekhoudpakket kent twee soorten 0%-code. "Geen BTW" telt niet mee in je aangifte. "BTW 0%" meldt het bedrag wel als grondslag in een aangiftevak. Bij een binnenlandse regel zonder BTW kiest Kasklaar "Geen BTW", tenzij je onder Standaard BTW-codes zelf een andere 0%-code hebt ingesteld.
Veelgestelde vragen
Het scenario is verkeerd gelezen. Kies bovenaan het juiste scenario. Kasklaar wijst de BTW-codes opnieuw toe; de regels die jij zelf al had gekozen blijven staan.
Waarom staat er een waarschuwing dat de BTW-code niet bij het scenario past? Je hebt een code gekozen die niet hoort bij het scenario, bijvoorbeeld een 21%-code op een verlegde factuur. Je kunt goedkeuren, maar controleer welke van de twee klopt.
Een regel staat op 0% terwijl er BTW op de factuur staat. Het percentage van die regel was niet leesbaar; Kasklaar zet hem dan op 0% zonder aparte melding. Vul het percentage in of kies de juiste code.
Je agents hebben het verkeerd gedaan. Zeg het ons, elke keer. Klik rechtsboven op de factuur op de tekstballon, Feedback geven, en beschrijf wat er mis ging; wij kijken er naar en verbeteren de verwerking ermee. Corrigeer daarnaast de factuur zelf, dan is die meteen goed.
Zie ook
- Verlegde BTW, invoer en buitenlandse BTW
- Administratiegegevens, voor de standaard BTW-codes per tarief.
- Inkoopfactuur controleren en goedkeuren