Hoe een grootboekrekening wordt gekozen
Per regel eerst jouw eigen keuze en je instructies, dan pas je agents zelf, die in je rekeningschema zoeken en de eerdere boekingen van de leverancier kennen; bij twijfel zegt Kasklaar het
Elke regel op een boekingsvoorstel krijgt een grootboekrekening. Kasklaar kiest die pas als de leverancier, de BTW-code en de indeling van de regels vaststaan, en doet dat in een vaste volgorde: eerst wat jij en je instructies hebben bepaald, dan pas je agents zelf. Bij twijfel zegt Kasklaar het erbij.
De vaste volgorde
Per regel stopt Kasklaar bij de eerste stap die een rekening oplevert:
- Jouw eigen keuze. Heb je op deze regel ooit zelf een rekening gekozen, dan blijft die staan, ook als de factuur opnieuw wordt verwerkt of je de leverancier wisselt.
- Een aanwijzing in de e-mail waarmee je de factuur doorstuurde, als je e-mailinstructies aan hebt staan. Die gaat boven je instructies en boven de eigen keuze van je agents, maar niet boven jouw eigen keuze op de regel.
- Een instructie met een rekeningnummer. Een instructie van het type Grootboekrekening instellen wint, als de rekening in je schema bestaat. Je ziet dan de groene melding "Grootboekrekening X is toegewezen door een instructie". Zie Instructies.
- Je agents zelf, voor de regels die dan nog leeg zijn.
Wat je agents weten en doen
Je agents kiezen alleen uit rekeningen die in je rekeningschema bestaan; ze verzinnen er nooit een. Ze kennen de factuur, de leverancier, wat er eerder voor die leverancier is geboekt, je kostenplaatsen en de tekst van instructies van het type Jouw agents begeleiden bij de grootboekrekening. Bij te weinig zekerheid laten ze de regel leeg, zodat jij het ziet.
Waarom kiezen je agents bij deze leverancier steeds dezelfde rekening?
Omdat ze zien wat er eerder voor die leverancier is geboekt en daar zwaar op leunen. Eén eerdere boeking maakt dezelfde rekening waarschijnlijk, geen zekerheid: past de omschrijving daar duidelijk niet bij, dan kiezen je agents iets anders, met lagere zekerheid. Wil je het hard maken, maak dan een instructie met de voorwaarde Leverancier is en de actie Grootboekrekening instellen.
Bij twijfel zegt Kasklaar het
Zijn je agents niet zeker genoeg, dan krijgt de regel de waarschuwing Grootboekrekening onzeker, met alternatieven. Vinden je agents niets, dan Grootboekrekening niet gevonden, met suggesties. Je ziet ze als icoon bij de rekening op de regel; ga eroverheen voor de uitleg. Beide waarschuwingen verdwijnen zodra je de factuur opslaat.
Een waarschuwing houdt goedkeuren niet tegen. Een regel zonder rekening wel: dan zegt Kasklaar "Regel X heeft nog een grootboekrekening en BTW-code nodig" en kies je er zelf een.
De Zekerheid die je in de lijst ziet, is een samenvatting: per regel hoe zeker de rekening en de BTW-code zijn, en per factuur de zwakste regel. Een rekening uit een instructie of uit jouw eigen keuze telt als zeker; een eigen keuze van je agents telt lager, ook als die goed is.
Veelgestelde vragen
Kan ik een vaste rekening per leverancier instellen? Niet op de leverancierskaart. Maak een instructie met de voorwaarde Leverancier is; die werkt hetzelfde.
Waarom staat er een instructie van mijn accountant op mijn factuur? Een instructie van het kantoor geldt voor al zijn klanten. Je kunt hem per administratie uitzetten onder Instructies. Een instructie van je eigen administratie gaat altijd voor.
Ik heb een instructie in woorden en een met een rekeningnummer. Die met het rekeningnummer wint; de tekst bereiken je agents dan niet.
Je agents hebben het verkeerd gedaan. Zeg het ons, elke keer. Klik rechtsboven op de factuur op de tekstballon, Feedback geven, en beschrijf wat er mis ging; wij kijken er naar en verbeteren de verwerking ermee. Corrigeer daarnaast de factuur zelf, dan is die meteen goed.