Hoe de duplicaatcontrole werkt
Kasklaar controleert twee keer of een factuur al bekend is, waarschuwt maar blokkeert niet, en kijkt daarbij alleen binnen de administratie
Een factuur die twee keer binnenkomt, mag niet twee keer geboekt worden. Kasklaar controleert daarom twee keer of een document al bekend is: als het in de Inbox aankomt, en als voorlaatste stap van de verwerking tot boekingsvoorstel. Een treffer wordt een waarschuwing, geen blokkade; jij beslist.
Waar Kasklaar op vergelijkt
Bij binnenkomst in de Inbox kijkt Kasklaar naar drie dingen: of precies hetzelfde bestand al eerder is aangeleverd, of het factuurnummer plus de leverancier al voorkomt, en voor bonnen of dezelfde leverancier in de twee weken ervoor al iets met hetzelfde bedrag heeft gestuurd. Dat laatste vangt de bon die je krijgt van een betaling waarvan de factuur al binnen is.
Bij de verwerking tot boekingsvoorstel kijkt Kasklaar opnieuw, maar alleen op factuurnummer plus leverancier en op de bonsleutel, niet op het bestand. Kleine verschillen in het nummer tellen mee: "F2024/001" en "F2024-001" gelden als hetzelfde nummer; "2024-001" en "2024-002" niet.
Gezocht wordt in de Inbox, in lopende boekingsvoorstellen, in wat al geboekt is in je boekhoudpakket, ook buiten Kasklaar om, en in het documentenarchief. Alleen binnen dezelfde administratie: een factuur die in een andere administratie van je bedrijf zit, wordt niet gezien.
Waarom telt het bestand niet mee bij uploaden?
Wie een factuur zelf uploadt onder Inkoopfacturen, doet dat bewust. Kasklaar vertrouwt daar op het factuurnummer. Stuur je facturen door per e-mail, dan herkent de Inbox wel hetzelfde bestand, ook als het nummer onleesbaar is.
Wat je ziet in de Inbox
Het document krijgt de aanbeveling Controle nodig met een oranje melding: "Dit document staat al in je Inbox", "Dit is al een inkoopfactuur", "Dit is al geboekt" of "Dit document staat al in je kluis", met een link Bekijk de andere waar die bestaat. Afzenderregels worden voor dat document niet uitgevoerd; het wacht op jou.
Wat je ziet op het boekingsvoorstel
Bovenaan staat de waarschuwing Mogelijk dubbel, met de kandidaten: factuurnummer, datum, bedrag, status (In behandeling of Geboekt) en het percentage overeenkomst.
Wat jij doet
De waarschuwing houdt goedkeuren niet tegen. Is het echt dezelfde factuur, wijs het nieuwe voorstel dan af, of negeer het document in de Inbox. Is het een andere factuur met een gelijkend nummer, klik dan op de duim om de waarschuwing af te handelen en ga door. Er is geen knop "vervang de oude": de oude blijft staan.
Veelgestelde vragen
Een creditnota met hetzelfde nummer als de factuur wordt als duplicaat gemeld. Klopt; Kasklaar kijkt niet naar het documenttype. Handel de waarschuwing af met de duim.
Twee weekfacturen met hetzelfde bedrag, geen melding. De bedragcontrole geldt alleen voor bonnen. Facturen worden op nummer vergeleken.
Ik heb per ongeluk hetzelfde bestand twee keer geüpload. Bij hetzelfde factuurnummer krijg je de waarschuwing op het tweede voorstel. Wijs dat af.
Je agents hebben het verkeerd gedaan. Zeg het ons, elke keer. Klik rechtsboven op de factuur op de tekstballon, Feedback geven, en beschrijf wat er mis ging; wij kijken er naar en verbeteren de verwerking ermee. Corrigeer daarnaast de factuur zelf, dan is die meteen goed.