Als een factuur niet goed doorkomt

Drie situaties waarin een factuur niet gewoon van Verwerken naar Aandacht nodig naar Voltooid gaat.

Waarom staat mijn factuur op Mislukt?

Open de factuur op het tabblad Mislukt. Bovenaan staat wat er misging: Verwerken mislukt als je agents het document niet konden lezen, Boeken mislukt als je boekhoudpakket de factuur heeft geweigerd. Daaronder staat de reden in gewone taal, en in kleine letters de letterlijke melding van het systeem, voor als je ons om hulp vraagt.

Verwerken mislukt betekent dat je agents het document niet konden lezen of dat de verwerking vastliep. Klik op Opnieuw proberen. Kasklaar gaat verder bij de stap die misging; wat je al had ingevuld blijft staan. Lukt het opnieuw niet, upload dan een betere scan.

Boeken mislukt betekent dat je boekhoudpakket de factuur heeft geweigerd. De melding zegt waarom: de koppeling met je boekhoudpakket is niet actief (zie Exact Online koppelen), de valuta staat daar niet aan, of het pakket keurt een gegeven op de factuur af. Los dat eerst op en klik daarna op Opnieuw proberen.

Wil je de factuur helemaal niet boeken, klik dan op Factuur afsluiten. Kasklaar vraagt om bevestiging. De factuur wordt dan niet geboekt en dat kun je niet terugdraaien.

Is deze factuur een duplicaat?

Lijkt de factuur op een factuur die al in je administratie zit, dan staat bovenaan het voorstel "Deze factuur is mogelijk een duplicaat", met daaronder de facturen waar hij op lijkt: factuurnummer, datum, bedrag en het percentage overeenkomst. Kasklaar vergelijkt op leverancier en factuurnummer.

Is het echt dezelfde factuur, klik dan op Afwijzen. Is het een andere factuur, vink de melding dan af met de duim omhoog en keur goed. De melding houdt goedkeuren niet tegen.

Wat doe ik met een creditfactuur?

Een creditfactuur herkent Kasklaar zelf. Hij krijgt de badge Creditnota en de bedragen staan negatief. Verder controleer en keur je hem goed zoals elke andere factuur. Als betaling zoeken je agents een inkomende banktransactie, de terugbetaling.

Heeft Kasklaar hem niet als creditnota herkend, kies dan onder Documenttype voor Creditnota. De bedragen klappen dan om.

Twee rode meldingen komen alleen bij creditnota's voor. "We hebben een inconsistent BTW-teken op deze creditnota automatisch gecorrigeerd" toont per bedrag de oude en de nieuwe waarde. "Deze creditnota bevat zowel positieve als negatieve regels" laat elke regel met zijn bedrag zien. Controleer in beide gevallen de bedragen tegen het document voordat je goedkeurt.

Je agents hebben het verkeerd gedaan

Zeg het ons, elke keer. Klik rechtsboven op de factuur op de tekstballon, Feedback geven, en beschrijf wat er mis ging; wij kijken er naar en verbeteren de verwerking ermee. Corrigeer daarnaast de factuur zelf, dan is die meteen goed.

Zie ook

• Inkoopfactuur controleren en goedkeuren
• Facturen in vreemde valuta, voor het inschakelen van een valuta.