Exact Online koppelen

Met een koppeling boekt Kasklaar elke goedgekeurde inkoopfactuur door naar je boekhoudpakket, en haalt het daar je grootboekrekeningen, BTW-codes en leveranciers vandaan. Op dit moment werkt dat met Exact Online.

Waar je het vindt

Open Instellingen, Administratie, Koppeling.

Koppelen

Je hebt je inloggegevens van Exact Online nodig en de administratie in Exact die bij deze Kasklaar-administratie hoort.

1. Klik op Verbinden met Exact Online. Er opent een venster van Exact Online waarin je inlogt en Kasklaar toegang geeft. Zie je geen venster, dan blokkeert je browser pop-ups; sta die toe en probeer het opnieuw. Na het inloggen staat er Verbinding geslaagd. Sluit het venster.
2. Klik op Volgende en kies bij Administratie de administratie in Exact Online die je wilt koppelen.
3. Controleer de instellingen. Kasklaar vult het Dagboek waarin inkoopfacturen worden geboekt voor met wat het in Exact vindt. Kies bij Exact Online-licentie welke licentie je hebt; dat bepaalt hoeveel Kasklaar per dag mag uitwisselen. De grootboekrekeningen en de BTW-codes voor verlegde BTW staan niet in deze wizard; die controleer je na het koppelen onder Instellingen, Administratie, Details, zie Administratiegegevens.
4. Klik op Opslaan en afronden.

Daarna staat er Koppeling voltooid en begint Kasklaar op de achtergrond met het ophalen van je gegevens. Dat kan even duren bij een grote administratie; je hoeft er niet op te wachten.

Wat je ziet als het werkt

Bovenaan de pagina staat een kaart met Exact Online, de naam van het account, de status Actief, de gekoppelde Divisie, het Inkoopdagboek en de laatste synchronisatie. Met Instellingen bewerken open je de stappen van hierboven opnieuw.

Onder de kaart staat Gegevenssynchronisatie: per soort gegevens, zoals grootboekrekeningen, BTW-codes en bankrekeningen, hoeveel er zijn opgehaald en wanneer. Klopt er iets niet in Kasklaar wat je net in Exact hebt aangepast, klik dan op Synchroniseren bij die soort, of op Alles synchroniseren.

Ontkoppelen

Onderaan de pagina, onder Gevarenzone, staat Ontkoppelen. Kasklaar vraagt om bevestiging. Wat al is opgehaald blijft staan, maar er wordt niets meer doorgeboekt of opgehaald. Opnieuw koppelen kan altijd, met dezelfde stappen als hierboven.

Veelgestelde vragen

Wat gaat er naar Exact Online als ik een factuur goedkeur? De leverancier, het factuurnummer, de factuurdatum en vervaldatum, de omschrijving, en per regel het bedrag, de grootboekrekening, de BTW-code en de kostenplaats of kostendrager als je die gebruikt. Bij een factuur in een andere valuta gaan het bedrag in die valuta en de wisselkoers mee. De PDF van de factuur wordt als bijlage bij de boeking gezet. De betaling die Kasklaar heeft gekoppeld gaat niet mee; afletteren gebeurt in Exact.

Bovenaan staat "Verbind je boekhoudsysteem opnieuw". Wat nu? De toegang die je Exact Online hebt gegeven is verlopen of ingetrokken. Ga naar Koppeling, klik op de koppeling met de status Verlopen en log opnieuw in bij Exact. Facturen die intussen zijn goedgekeurd, worden daarna alsnog doorgeboekt.

Bovenaan staat "Synchronisatieprobleem". De laatste keer ophalen uit Exact is mislukt. Klik op Koppeling en daarna op Alles synchroniseren. Blijft het misgaan, dan staat de reden in de tabel Gegevenssynchronisatie bij de soort die rood is.

Een goedgekeurde factuur komt niet in Voltooid. Kijk op het tabblad Mislukt van Inkoopfacturen; daar staat wat Exact Online heeft geweigerd. Wat je dan doet staat in Als een factuur niet goed doorkomt. Staat de factuur op Aandacht nodig met de melding dat de daglimiet van Exact is bereikt, dan hoef je niets te doen: Kasklaar probeert het vanzelf opnieuw.

Wie mag koppelen en ontkoppelen? Iedereen die toegang heeft tot de administratie.

Kan ik een ander boekhoudpakket koppelen? Nu niet. Kasklaar werkt op dit moment alleen met Exact Online.

Zie ook

• Peppol e-facturatie aanzetten
• Inkoopfactuur controleren en goedkeuren, voor wat er na goedkeuren gebeurt.