Een betaling koppelen aan een inkoopfactuur
Wat je agents met de banktransacties doen bij een inkoopfactuur, en hoe je zelf de juiste betaling kiest als ze hem niet vinden
Bij elke inkoopfactuur zoeken je agents de banktransactie die erbij hoort, zodat je bij het goedkeuren ook ziet dat er betaald is. Vinden ze hem, dan staat de betaling onder Betaling met de badge Gematcht. Vinden ze hem niet, dan kies je hem zelf.
Waar je het vindt
Open een factuur onder Inkoopfacturen en scrol naar de sectie Betaling, onder de regels. Daar staat de gekoppelde banktransactie, of een melding waarom er nog geen is.
Hoe je agents een betaling herkennen
Ze vergelijken de banktransacties van tien dagen voor tot zestig dagen na de factuurdatum met de factuur. Het factuurnummer of betalingskenmerk in de omschrijving weegt het zwaarst, dan het bedrag, dan het IBAN en de naam van de leverancier. Een betaling in een andere valuta mag een paar procent afwijken door de koers.
Is de match zeker, dan wordt de betaling gekoppeld en zie je onder Betaling de datum, het bedrag en de omschrijving van de banktransactie. Twijfelen ze, dan krijg je een melding en kies je zelf:
- Geen banktransactie gevonden die overeenkomt met het factuurbedrag: er is nog niets binnen, of het bedrag wijkt af. Knop Match zoeken.
- Meerdere banktransacties komen mogelijk overeen met deze factuur: bijvoorbeeld twee betalingen aan dezelfde leverancier met hetzelfde bedrag. Knop Match selecteren.
- Een banktransactie werd door de agent gematcht met lage zekerheid: de koppeling is gelegd, maar controleer hem. Knop Match zoeken om hem te wisselen.
- De bevestigde betaling dekt de factuur niet: het betaalde bedrag is lager, bijvoorbeeld een deelbetaling of een korting. Knop Match wijzigen.
Zelf een betaling kiezen
- Klik op Match zoeken. De dialoog Banktransacties zoeken toont bovenaan het factuurbedrag en de factuurdatum, en eronder de banktransacties die in de buurt komen.
- Zie je de juiste niet staan, verruim dan het Datumbereik of het Bedragbereik, zoek op omschrijving, of kies Betaald of Ontvangen om alleen af- of bijschrijvingen te zien.
- Klik op de banktransactie en op Selectie bevestigen.
De sectie Betaling toont daarna Gematcht, met de banktransactie en de datum waarop je hem bevestigde. Verkeerd gekozen? Klik op Koppeling verwijderen en kies opnieuw.
Afletteren doe je nog in je boekhoudpakket
De koppeling in Kasklaar is voor jouw overzicht: je ziet bij de factuur dat hij betaald is. De regel blijft wel onder Bank-to-do's staan tot het afletteren is gebeurd. Het afletteren zelf, het aan elkaar knopen van de afschriftregel en de factuur in je boekhoudpakket, doet Kasklaar nog niet. Na het goedkeuren staat de factuur in Exact Online als openstaande post, en de afschriftregel onder Afschriften, Af te handelen. Daar letter je hem af zoals je gewend bent; Kasklaar houdt de koppeling daarna gewoon vast.
Staat de afschriftregel in Exact al op de crediteurenrekening met dezelfde leverancier, en dat is meestal zo, dan lettert Kasklaar bij het goedkeuren zelf af en staat er onder Betaling Klaar voor automatisch afletteren. Staat de regel in Exact nog op een tussenrekening, dan zegt Kasklaar wat je moet doen: de regel in Exact aan de leverancier toewijzen of daar afletteren. De rekeningcodes staan er in kleine letters onder.
Veelgestelde vragen
De betaling is ouder dan tien dagen voor de factuurdatum. Dan stellen je agents hem niet voor. Verruim in de dialoog het Datumbereik; alle banktransacties zijn te kiezen.
De factuur is in twee delen betaald. Koppel de eerste betaling; de melding dat de betaling de factuur niet dekt blijft staan tot de rest ook gekoppeld is. Het restant van een banktransactie die deels is afgeletterd, blijft onder Bank-to-do's staan.
Moet ik dan nog steeds afletteren in Exact? Ja, voor nu wel. Kasklaar zorgt dat factuur en betaling bij elkaar horen; het afletteren in Exact doe je zelf, zie hierboven.
De factuur is in dollars en de betaling in euro's. Zie Facturen in vreemde valuta; Kasklaar past de koers van de betaling toe.