Administratiegegevens
De blokken onder Instellingen, Administratie, Details en de bedrijfsgegevens onder Bedrijf, wat erin staat en wat een wijziging doet
Onder Instellingen, Administratie, Details staan de gegevens en boekhoudkeuzes van één administratie, in vijf blokken. Het meeste is bij het koppelen ingevuld uit je boekhoudpakket; wat je hier verandert, geldt alleen in Kasklaar.
Waar je het vindt
Open Instellingen en kies onder Administratie voor Details. Elk blok heeft rechtsboven een potlood. Klik erop, pas aan en klik op Opslaan; met Annuleren laat je alles zoals het was. Iedereen met toegang tot de administratie kan dit.
Algemeen
Naam, e-mailadres, telefoon, adres, BTW-nummer en KvK-nummer van de administratie. Naam en adres zijn verplicht. Het BTW-nummer heb je nodig voor Peppol e-facturatie; de wizard neemt het niet over uit je boekhoudpakket, dus vul het hier in.
Fiscale instellingen
- Start boekjaar: maand en dag waarop je boekjaar begint, standaard 1 januari.
- Standaardtaal: de taal waarin Kasklaar teksten voor deze administratie maakt, zoals de titels van taken en de namen van documentcategorieën. Dit is niet de taal van de schermen; die kies je zelf onder je account.
- Standaard betalingstermijn: staat er op een factuur geen vervaldatum, dan wordt het de factuurdatum plus dit aantal dagen, standaard 30. Bonnen houden hun eigen datum.
Boekhoudinstellingen
Twijfel je welke rekening of BTW-code hier hoort? Laat de blokken Boekhoudinstellingen en BTW-instellingen staan zoals de koppeling ze heeft ingevuld en vraag het je accountant. Een verkeerde keuze hier stuurt elke volgende factuur de verkeerde kant op.
De Vraagpostenrekening, de Crediteurenrekening en de Debiteurenrekening, gekozen uit je rekeningschema. Kasklaar gebruikt ze om banktransacties te herkennen: wat op de vraagpostenrekening staat, is nog niet toegewezen en komt onder Bank-to-do's; wat op de crediteuren- of debiteurenrekening staat, geldt als afgeboekt. Zie Bank-to-do's: betalingen zonder factuur.
Wat zijn die drie rekeningen eigenlijk?
De crediteurenrekening is het bedrag dat je nog aan leveranciers moet betalen; elke goedgekeurde inkoopfactuur komt erbij, elke betaling gaat eraf. De debiteurenrekening is hetzelfde voor wat klanten jou nog moeten betalen. De vraagpostenrekening is de wachtkamer: daar zet je boekhoudpakket een banktransactie neer waarvan nog niet bekend is bij welke factuur of kostenpost hij hoort. Kasklaar kijkt op die wachtkamer om je Bank-to-do's te vullen.
Waar staan deze rekeningen in Exact Online?
Onder Financieel, Stamgegevens, Grootboekrekeningen. Elke grootboekrekening heeft daar een Type. Kasklaar biedt hier alleen rekeningen aan van het passende type: Crediteuren voor de crediteurenrekening, Debiteuren voor de debiteurenrekening en Algemeen voor de vraagpostenrekening. Bij het koppelen heeft Kasklaar er al een voorgesteld; mis je een rekening in de lijst, controleer dan het type in Exact. Het scherm Grootboekrekeningen: Koppelingen in de administratie-instellingen van Exact is iets anders; deze drie staan daar niet. Voor andere boekhoudpakketten volgt de uitleg zodra de koppeling er is.
Valuta
De basisvaluta en de extra valuta's waarin je facturen kunt verwerken. Zie Valuta aanzetten.
BTW-instellingen
- EU BTW-teruggaaflanden: de EU-landen waar je buitenlandse BTW terugvraagt. Kies een land en je kunt er een grootboekrekening voor de teruggave aan hangen.
- Verleggings-BTW-codes: de BTW-code die je agents kiezen bij een factuur met verlegde BTW, apart voor leveranciers binnen de EU, buiten de EU en binnenlands, zoals in de bouw.
- Standaard BTW-codes: per tarief de inkoopcode die je agents gebruiken als je rekeningschema meerdere codes met hetzelfde tarief heeft. Dit blok verschijnt alleen als dat zo is.
Wat doet EU BTW-teruggaaflanden precies?
Tank je in Duitsland of slaap je in een hotel in België, dan staat er Duitse of Belgische BTW op de bon. Die mag je niet aftrekken in je Nederlandse aangifte; je kunt hem alleen terugvragen bij de Belastingdienst via de teruggaaf van BTW uit andere EU-landen. Zet je een land hier aan, dan boeken je agents die buitenlandse BTW apart op de gekozen grootboekrekening, zodat je aan het eind van het jaar ziet hoeveel je kunt terugvragen. Staat het land er niet bij, dan telt de BTW gewoon mee in de kosten. BTW van buiten de EU gaat altijd in de kosten.
Wat is verlegde BTW?
Normaal rekent de leverancier BTW op zijn factuur en draagt hij die af. Bij verlegde BTW staat er geen BTW op de factuur en geef je die zelf aan in je BTW-aangifte, en trek je hem in dezelfde aangifte weer af. Dat gebeurt bij leveranciers uit een ander EU-land, bij invoer van buiten de EU en in Nederland bij onderaannemers in de bouw. Op de factuur staat dan "BTW verlegd". Je boekhoudpakket heeft daar aparte BTW-codes voor; hier vertel je je agents welke.
Bedrijfsgegevens
Naast de administratie is er het bedrijf: de rechtspersoon waar een of meer administraties onder vallen. Zijn gegevens staan onder Instellingen, Bedrijf, Details, in één blok: naam, e-mailadres, telefoon, BTW-nummer, KvK-nummer en adres. Bij één administratie zijn het dezelfde gegevens als onder Algemeen; vul ze op beide plekken in. De checklisttaak Maak je profiel compleet wijst naar dit blok.
Veelgestelde vragen
Gaat een wijziging hier ook naar mijn boekhoudpakket? Nee. Deze instellingen zeggen hoe Kasklaar met je administratie omgaat; je rekeningschema en BTW-codes zelf beheer je in je boekhoudpakket, en Kasklaar haalt ze elk uur op.
Ik zie Standaard BTW-codes niet. Dat blok is er alleen als meerdere BTW-codes in je rekeningschema hetzelfde tarief hebben. Met één code per tarief valt er niets te kiezen.
Zie ook
- Valuta aanzetten
- Exact Online koppelen, voor de instellingen die bij het koppelen worden voorgevuld.