Een leverancier koppelen of aanmaken
Hoe Kasklaar de leverancier bij een factuur herkent, en wat je doet als hij niet gevonden wordt
Elke inkoopfactuur hoort bij een leverancier. Je agents zoeken hem op in je leverancierslijst zodra een factuur binnenkomt; vinden ze hem, dan staat er Gekoppeld in het boekingsvoorstel. Vinden ze hem niet, dan maak je hem met twee klikken aan vanuit de factuur.
Waar je het vindt
Open Leveranciers in de zijbalk. Per leverancier zie je de naam met daarachter het nummer uit je boekhoudpakket, het IBAN, onder Fiscaal het BTW- en KvK-nummer, en de Plaats. Met Zoek leveranciers... zoek je op naam; met Leverancier toevoegen maak je er een aan zonder factuur.
De lijst komt uit je boekhoudpakket: elke crediteur in Exact Online staat hier ook, met dezelfde gegevens en hetzelfde nummer. Andersom geldt het ook: een leverancier die je in Kasklaar aanmaakt, staat direct als crediteur in Exact.
Hoe je agents een leverancier herkennen
Ze vergelijken wat op de factuur staat met je lijst. Het BTW-nummer of KvK-nummer telt het zwaarst; dan de naam. Adres, IBAN en e-mailadres bevestigen de match, maar bepalen hem niet. Is de match zeker, dan staat de leverancier bovenaan de sectie Leverancier met de badge Gekoppeld. Is hij onzeker, dan krijg je de melding Leveranciersmatch is onzeker met de beste kandidaten en de reden, zoals gematcht op naam; kies er een of zoek zelf.
Als de leverancier niet gevonden is
Dan staat in de sectie Leverancier de melding Geen overeenkomende leverancier gevonden in je database, met de naam en het BTW-nummer die van de factuur zijn gelezen.
- Aanmaken: opent het formulier Leverancier toevoegen, voorgevuld met naam, BTW-nummer en adres van de factuur. Vul aan wat je weet en klik op Leverancier aanmaken. De leverancier wordt eerst in je boekhoudpakket aangemaakt en daarna aan de factuur gekoppeld.
- Zoeken: als de leverancier wel bestaat maar onder een andere naam. Zoek op naam, BTW-nummer of KvK-nummer en kies hem uit de lijst.
Bij de volgende factuur van dezelfde leverancier is hij bekend en wordt hij vanzelf gekoppeld.
Een leverancier vooraf toevoegen
Wil je een leverancier aanmaken voordat de eerste factuur komt, klik dan op Leverancier toevoegen op de pagina Leveranciers. Alleen Naam leverancier is verplicht. Vul het BTW-nummer of KvK-nummer wel in als je het hebt: daar herkennen je agents de eerste factuur aan. Een IBAN kun je hier niet invullen; die komt mee uit je boekhoudpakket.
Veelgestelde vragen
De factuur is aan de verkeerde leverancier gekoppeld. Klik in de sectie Leverancier op Zoeken en kies de juiste. De koppeling geldt alleen voor deze factuur.
Dezelfde leverancier staat er twee keer in. Samenvoegen kan niet, en verwijderen ook niet; de lijst is een spiegel van je boekhoudpakket. Koppel facturen via Zoeken aan het exemplaar dat je wilt gebruiken, en ruim de dubbele op in je boekhoudpakket.
Een leverancier uit mijn boekhoudpakket staat er niet bij. Kasklaar haalt nieuwe crediteuren elk uur op. Wil je niet wachten, klik dan onder Instellingen, Administratie, Koppeling bij Gegevenssynchronisatie op Synchroniseren bij de leveranciers.
Er staat dat het IBAN op de factuur ongeldig is. Kasklaar controleert het rekeningnummer op de factuur. Klopt het niet, dan is het vaak een leesfout op een scan; controleer het op het document zelf en vink de melding af.
Je agents hebben het verkeerd gedaan. Zeg het ons, elke keer. Klik rechtsboven op de factuur op de tekstballon, Feedback geven, en beschrijf wat er mis ging; wij kijken er naar en verbeteren de verwerking ermee. Corrigeer daarnaast de factuur zelf, dan is die meteen goed.
Zie ook
- Leveranciersgegevens bijwerken
- Inkoopfactuur controleren en goedkeuren
- Exact Online koppelen, voor de synchronisatie van leveranciers.